بروزرسانی: 17 آبان 1404
با سیستم سازی کسب و کار از مشغله ها رهايي یابید!
تا جایی که امکان دارد کارها را به کارمندان واگذاری کنید. شاید لازم باشد جایگاه برخی از کارکنان را تغییر داده و به عده ای از آن ها مسئولیت های کلیدی تری بدهید؛ حتی شاید مجبور شوید برخی از کارکنان را اخراج کنید. هر وقت با کار جدیدی مواجه می شوید که باید انجام شود، ابتدا از خود بپرسید: «چه کسی می تواند این کار را به خوبی انجام بدهد؟» اگر شخص مناسبی وجود ندارد، از خود بپرسید: «چه کسی با کمی آموزش و کمک می تواند این کار را انجام دهد؟»
یک دانش آموز دوچرخه ای را در دستش گرفته بود و با سرعت به سمت مدرسه می دوید. دوستانش می گویند: «چرا سوار دوچرخه نمی شوی؟» او می گوید: «آن قدر دیرم شده است که فرصت ندارم دوچرخه را پایین بگذارم و سوارش شوم»؛ کار بسیاری از کارآفرینان، این طور است!
سیستم سازی کسب و کار در 3 گام
1. بهینه سازی افراد
توانمندی کارکنان را دست کم نگیرید. احتمالا کارمندانی دارید که با کمی راهنمایی و تشویق می توانند کارهایتان را بهتر از خودتان انجام بدهند. به جای کنترل لحظه به لحظه کارکنان، آن ها را به حال خودشان رها کنید، ولی هر هفته جلسات منظمی داشته باشید و روند پیشرفت کارها و همچنین مشکلات احتمالی را بررسی کنید.
2. بهینه سازی تجهیزات
پس سیستم سازی، بهینه کردن افراد، تجهیزات و دستورالعمل های کسب و کار است تا تمام کارها بدون دخالت ما و با کمترین اشتباه انجام شود.
پس تمام حالت های ممکن را پیش بینی کنید و سپس دستورالعمل تهیه کنید. حتی برای کارهایی که فقط خودتان انجام می دهید هم دستورالعمل درست کنید، چون اگر کاری را مدتی انجام ندهید، شاید جزئیات آن به فراموشی سپرده شود. مثلا برای استخدام، اخراج، پاسخ گویی اعتراضات مشتریان و … دستورالعمل های دقیقی تهیه کنید و هر وقت دیدید دستورالعمل تهیه شده عالی نیست، آن را بهبود بدهید.
1. هرچه کار می کنید، پیشرفت کافی ندارید.
2. اگر سرکار نروید، همه چیز از هم می پاشد.
3. لذت شما از کار کردن کمتر شده است.
سیستم سازی چیست؟
استفاده از سامانه پیامکی هوشمند، سیستم پاسخ گویی خودکار ایمیل، فکس آنلاین و … کمک می کند تا بسیاری از کارها راحت تر و سریع تر انجام شوند؛ همچنین نصب نرم افزارهایی برای چت داخلی می تواند فرایندهای کاری را آسان تر کند.
3. بهینه سازی دستورالعمل ها
بسیاری از مدیران و کارآفرینان در روز بیش از 8 ساعت کار می کنند و همیشه پرمشغله هستند. این گروه از افراد فکر می کنند با ساعات کاری بیشتر می توانند تمام کارها را به خوبی به پایان برسانند. آیا توجه کرده اید که تمام کارآفرینان موفق دنیا، زندگی متفاوتی دارند و خیلی کم پیش می آید که یک کارآفرین موفق را ببینید که در روز 10 ساعت کار کند و همیشه پرمشغله و خسته باشد.
پيشرفت سيستماتيك
اگر پاسخ شما به این سوالات مثبت است، احتمالا وقت آن است که تغییری در کسب و کارتان ایجاد کرده و سیستم سازی را آغاز کنید!
منبع: https://www.movafaghiat.com/ba-system-sazi-kasb-va-kar-az-mashghaleha-rahai-yabid/
اگرمی خواهید به سیستم سازی بپردازید، باید از فناوری استفاده کنید. مثلا اپلیکیشن هایی وجود دارد که توسط آن ها می توانید کارها را فهرست کرده و سپس هر کار را به یک کارمند واگذار کنید. با این نرم افزار پیام خودکاری به کارمند ارسال خواهد شد و یادآوری خواهد کرد که کار باید انجام شود؛ همچنین کارمند می تواند روند پیشرفت کار را اعلام کند و شما در اپلیکیشن وضعیت کارها را بررسی کنید. این موارد نیاز به استفاده از نرم افزارها و اپلیکیشن های مختلف دارد. شاید برخی از مدیران از این موارد ترس دارند، ولی برای پیشرفت باید بر این ترس غلبه کرد!
3. پرمشغله بودن
نکته جالب آن است که شما احتمالا همین الان یک سیستم کسب و کار دارید؛ یعنی کارمندانی دارید و از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و … استفاده می کنید؛ همچنین برای انجام برخی کارها دستورالعمل هایی دارید که البته شاید جایی مکتوب نکرده اید و در ذهن شما و کارمندان ذخیره شده است!
پس کافی است به بهینه سازی سیستم بپردازید تا علاوه بر رشد کسب وکار، زمان آزاد خیلی بیشتری داشته باشید.
چرا مدیران سیستم سازی نمی کنند؟
1. بی علاقه بودن به واگذاری کارها
اگر مشتری بگوید چرا قیمت شما این قدر زیاد است، همیشه باید یک پاسخ یکسان بشنود و آن پاسخی است که شما در دستورالعمل پاسخ گویی به مشتری نوشته اید. اگر کسی تخفیف می خواهد، واکنش شما و هرکدام از فروشندگان باید دقیقا یکسان باشد؛
2. تجهیزات
3. دستورالعمل ها
راز موفقیت در کسب و کار لزوما بیشتر کار کردن نیست. تمام مدیرانی که کسب و کارهای بزرگ را اداره می کنند با اصطلاحی به نام «سیستم سازی» آشنا هستند. اگر به کسب و کارمان مثل یک سیستم نگاه کنیم، شاید بتوانیم با ایجاد تغییراتی باعث رشد آن شویم.
برای سیستم سازی شاید لازم باشد تجهیزات جدیدی تهیه کنید یا از تجهیزات موجود بهتر استفاده کنید. مثلا با نصب و راه اندازی یک سیستم تلفنی«VOIP» می توانید از راه دور، پیام های تلفنی را گوش کنید؛ همچنین می توانید از تماس های تلفنی گزارش بگیرید، میانگین زمان مکالمات را ببینید و همچنین مکالمات خیلی طولانی را بررسی کنید تا ببیند مشکل چه بوده است.
شاید بزرگ ترین ضعف اغلب کسب و کار در این مورد باشد؛ هر فعالیتی که در کسب و کار انجام می شود، باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. در بسیاری از شرکت ها دستورالعمل مشخصی وجود ندارد. مثلا شما باید یک دستورالعمل صحبت با مشتری داشته باشید.
بسیاری از مدیران این تفکر اشتباه را دارند که هیچ کس مانند خودشان نمی تواند کارها را به خوبی انجام بدهد. اگر افرادی مثل بیل گیتس، استیو جابز و … این طور فکر می کردند هنوز یک شرکت بسیار کوچک داشتند و احتمالا خودشان در حال برنامه نویسی بودند! چون فکر می کردند هیچ کس مثل خودشان نمی تواند برنامه نویسی کند. برای ساختن یک کسب و کار موفق هیچ راهی ندارید جز واگذاری کارها به دیگران؛ البته شاید این واگذاری تا مدت ها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسد.
2. ترس از فناوری
در بسیاری از شرکت ها این دستورالعمل ها فقط در ذهن کارکنان وجود دارد و جایی ثبت نشده است؛ به همین دلیل اگر یکی از کارمندان یا خود مدیر چند روز غایب باشد، همه چیز به هم می ریزد. مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می توان آن را مدام بهبود بخشید و پس از مدتی، شما راهنمای مکتوب ارزشمندی دارید که باعث می شود تمام قسمت های کسب و کارتان به خوبی کار کند.
آیا شما به علم سیستم سازی نیاز دارید؟ برای پاسخ کافی است به سوالات زیر پاسخ دهید:
شاید اگر چند ماه به صورت جدی بر سیستم سازی و بهبود فرایندهای کسب و کارتان کار کنید، به روزهایی برسید که می توانید کمتر کار کنید، به تفریح و استراحت بپردازید و البته کسب و کارتان به خوبی پیش برود؛ پس از همین امروز شروع کنید!
هر سیستم از اجزا و قسمت های کوچک تری تشکیل شده است. یک کسب و کار به عنوان سیستم شامل این بخش هاست:
بسیاری از کارآفرینان بیش از حد پرمشغله هستند؛ البته این موضوع خودش نشانه بدی است و نشان می دهد مشکلی وجود دارد. یک مدیر موفق نباید خیلی پرمشغله باشد. اگر خیلی پرمشغله هستید، دلیلش آن است که اغلب کارهایی که در روز انجام می دهید، اصلا کار شما نیست؛ کار کارمندانتان است! شما همیشه باید وقت کافی برای فکر کردن، برنامه ریزی، طراحی استراتژی و … داشته باشید.
قبل از آنکه به تعریف سیستم سازی بپردازیم، بهتر است ببینیم تعریف دقیق «سیستم» چیست. سیستم مجموعه ای از عناصر به هم پیوسته است که خروجی مشخصی را ایجاد می کند. مثلا اتومبیل یک سیستم است؛ مجموعه ای از قطعات مکانیکی و الکترونیکی که با هدایت راننده، یک خروجی مشخص ایجاد می کنند. در این مثال خروجی همان جابه جایی است. هر کسب وکاری هم یک سیستم است و خروجی آن «درآمد» است.